随着全球自动化程度日益加深，信息化建设和数字化转型步伐的加快，无纸化办公已经由概念迅速应用到各个行业领域。在零售与食品服务行业，为降低公司成本、保证食品安全，行业内企业正各自面临巨大压力。为确保食品安全，为每一家餐厅与超市配备一个可靠的食品安全监督员成为至关重要的措施。
然而，根据 Alchemy Systems 进行的行业调查结果表明，有超过三分之二 (67 %) 的食品服务企业表示，公司的食品安全规程并没有被员工 100% 的贯彻执行，究其原因主要是：员工缺乏足够的培训以及对食品安全规范完全的了解。为了引导并支持员工执行和遵守食品安全要求，使用检查清单与工作指南能有助于他们提升工作表现。毫无疑问，检查清单可以确保员工不会遗漏任何一个工作步骤，并可作为企业遵守流程的依据。
然而，作为一名有着食品行业从业 20 年经验的、曾服务于多家行业领先食品服务与零售企业的食品安全专业人士，Eric Moore 表示在实际工作中，检查清单的功能并不都能实现，也不能解决所有问题。
食品安全总监分享其 20 年管理心得
纸质食品安全系统的三大缺点
1、缺乏员工支持
例如，当某个食品安全流程规定要清洁某表面或检查某深度冷冻器的温度时，纸质检查清单只包含需要采取的步骤以及这些步骤必须完成的时间。
然而，这些清单没有指出在检查过程中需要注意的特殊因素，也没有规定纠正措施。偏差或问题是可能出现的，比如违反最高或最低温度限值。这就需要在纸质文件上进行记录，而这一操作通常需要几天甚至几周。
此外，员工只能手写备注，字迹不清有可能会导致误解。纸质检查清单也无法实现可视化文档记录（例如，照片形式）。然而在很多情况下，可视化形式可以极大简化记录过程。
2、篡改与走过场
如果对填好的检查清单不加以关注，且只在计划进行审计时才对其进行查看，那么这就会使员工质疑建立这些文档的目的，导致他们对清单填写不完整，敷衍了事。员工会越发缺失对合规事宜重要性及任务完成及时性的认识。周末的检查清单在周五就已经填完，或者漏掉的项目在宣布要进行审计后再补全的情况并不鲜见。员工们会觉得他们记录所有事项只是为了应付审计，而不是为消费者安全负责。
3、耗时耗力的分析
除了查找和填写纸质检查清单外，分析那些填好的检查清单同样需要耗费大量时间和精力。用纸质文档分析餐厅或商店的潜在薄弱环节并掌握食品安全系统的总体现状通常十分复杂。各个场所（基准）之间的比较也同样复杂。
数字化食品安全规程的十大优势
1、现代化的工作环境
2、合规
3、易于执行
4、客户满意度
5、更多的空间，无储存成本
6、可实现综合性文档
7、广泛分析与简单报告
8、一键升级
9、持续改进与培训的潜力
10、数据访问与记录
"在过去这些年里，我花费了无数时间创制并修改纸质温度日志及检查清单，希望有助于管理基本的食品安全要求。作为一名食品安全专业人士，我为设计了这些文件而感到非常自豪。然而，无论我将这些文件设计得多么精简，想要在运营中使用这些文件总会遇到挑战。
在参观现场时，我经常与员工和监督员谈到那些日志与检查清单的重要性，但更重要的是，我会问他们使用这些文件时遇到的挑战。他们给了我真正有价值的见解，让我明白：只要我依赖纸质记录，食品安全项目就会收效甚微。"
Eric Moore 先生是德图仪器北美公司的“食品安全与行业关系总监”。过去 20 年，他一直在多家行业领先的全球食品服务与零售机构积极倡导改善食品安全培训、政策与规程。
在他的职业生涯里，他获得了多项行业证书与会员资格。2005 年他获得了 CP-FS 认证，并自 2012 年起作为食品安全大会 (CFP) 的委员会成员积极参与大会。Eric 同时也是通过美国国家卫生基金会 (NSF) 认证的美国食品安全预防性控制联盟与 HACCP 的合格成员。
作为全球食品安全倡议 (GFSI)、GS1、美国冷冻食品协会 (AFFI)、NSF 国际联合委员会、美国餐饮协会教育基金会、美国环境卫生协会 (NEHA) 与Prometric 等众多工作组的成员，他为有关食品安全的标准、指南、教育与培训课程及考试内容的制定提供了专业意见。Eric目前是国际食品保护协会 (IAFP) 零售与食品服务职业发展小组的副主席、CFP 赞助委员会主席以及美国食品与药品官员协会 (AFDO) 行业联合委员会成员。在德图仪器北美公司，Eric Moore 负责食品安全领域所有主题的组织管理与咨询工作，监管合规与管控的方方面面。
