ZUGFeRD ist die Basis für den einheitlichen digitalen Rechnungsaustausch

Welche Vorteile bietet die Standardisierung von Rechnungsdaten mithilfe von ZUGFeRD (kurz für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) hinsichtlich der automatischen Rechnungsverarbeitung im Unternehmen?

ZUGFeRD bedeutet die digitale Standardisierung in der automatischen Rechnungsverarbeitung und ist die Basis für den einheitlichen digitalen Rechnungsaustausch. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland wurde auf Beschluss des Deutschen Bundestages von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. gegründet. Seitenumbruch

Wie funktioniert ZUGFeRD?

Der Standard ZUGFeRD integriert in einem PDF-Dokument Rechnungsdaten im XML-Format. Die Rechnungen werden zwar in einem gewöhnlich aussehenden PDF-Dokument verschickt, die Daten aber zusätzlich in einer unsichtbar eingebetteten, standardisierten Datenstruktur mit übertragen. Diese Daten sind somit automatisch zwischen unterschiedlichen Buchhaltungssystemen austauschbar – ohne fehleranfällige und zeitraubende manuelle Zwischenschritte.

Zeit und Geld sparen

Die Vorteile dieser „echten“ Digitalisierung des Rechnungsaustausches liegen auf der Hand: Die Produktivität im Büro wird gesteigert, die Kosten für Arbeitszeit gesenkt, außerdem zieht digitale Ordnung ein. Darüber hinaus können Sie die Rechnungsdaten auch automatisch an Ihren Steuerberater übermitteln, sofern er mit der DATEV zusammenarbeitet.

Wenn Ihre Buchhaltungs- oder Branchen-Software ZUGFeRD-kompatibel ist, können Sie also Zeit und Geld sparen. Fragen Sie Ihre Lieferanten, ob sie Ihnen Rechnungen statt auf Papier mit der Post oder als klassisches PDF per E-Mail lieber im ZUGFeRD-Format zusenden können.

Rechnungsprüfung mit ZUGFeRD leicht gemacht

Eingehende Rechnungen im ZUGFeRD-Format lassen sich automatisch mit dem zugehörigen Angebot oder Auftrag abgleichen und überprüfen. Anschließend kann aus der elektronischen Rechnung heraus die automatische Buchung durchgeführt werden. Zudem unterstützt die elektronische Rechnung die Suche nach Belegen in Ihrer Handwerker-Software.

Durch die Eingabe von Stichwörtern finden Sie immer ganz schnell, wonach Sie gerade suchen. Zusätzlicher Vorteil für Sie: Ihr Steuerbüro freut sich auf die Vereinfachung der Datenübernahme – vieles geht automatisch und wird dadurch bequemer und somit günstiger.

Fazit:

Es ist für Sie auch sinnvoll, Ausgangsrechnungen via ZUGFeRD erstellen und versenden zu können: Ab 2020 sind die öffentlichen Auftraggeber verpflichtet, nur noch über ZUGFeRD abzurechnen. Um dann aus diesem Bereich Aufträge zu bekommen, müssen Sie also ZUGFeRD-fähig sein.  

Übrigens: Ob Ihre Handwerker-Software bereits auf elektronische Rechnungen vorbereitet ist, können Sie am besten bei Ihrem Software-Anbieter oder bei Ihrem Steuerberater erfragen. Das ZUGFeRD-Format wird derzeit von aktuell rund 350 Software-Anbietern (Stand März 2019) unterstützt.  

Unter folgendem Link finden Sie eine Liste von Software-Anbietern und -Anwendern, die das ZUGFeRD-Format unterstützen. Eine offizielle ZUGFeRD-Unterstützerliste finden Sie hier.

Mai 2019