WhatsApp Alternative: DSGVO-konforme Messenger für das Handwerk

Wollen Sie in Ihrem Handwerksunternehmen einen Messenger für die Kommunikation nutzen? Im Prinzip eine hervorragende Entscheidung, denn sie erleichtern und beschleunigen Prozesse, Entscheidungen und sorgen für digitale Ordnung in der Dokumentation Ihrer Kundenaufträge.

Worauf Sie bei der Auswahl eines geeigneten Messengerdienstes achten sollten: Neben passgenauen Funktionalitäten der App kommt es auf Verschlüsselung, Datenschutz und Vertraulichkeit an – sowohl Ihre eigene Person als auch Ihre Dialogpartner betreffend.

In Zeiten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind die Verarbeitung und die Weitergabe von Daten seitens Ihres Unternehmens bzw. die Information von betroffenen Personen genau geregelt. Wir haben für Sie dazu ein paar praktische Tipps parat.

Beispiel WhatsApp Business

WhatsApp Business ist eine kostenlose App speziell für Kleinunternehmen. Die App ist erhältlich für Smartphones mit dem Betriebssystem Google Android und für das iPhone. Sie macht die Kommunikation mit Kunden durch Tools zum Automatisieren, Sortieren und schnellen Beantworten von Nachrichten einfacher als das Hantieren mit Papier, E-Mails und SMS.

WhatsApp Messengerdienst in die Datenschutzerklärung einbeziehen

Wenn Sie WhatsApp Business im Geschäftsalltag nutzen und darüber mit Kunden und Geschäftspartnern kommunizieren wollen, ist es wichtig, in Ihrer Datenschutzerklärung darauf hinzuweisen.

Informieren Sie in Ihrer Erklärung über die von WhatsApp getätigten Datenübertragungen. Klären Sie aber auch darüber auf, wie die per WhatsApp erlangten Daten und Informationen in Ihrem Unternehmen gespeichert und verarbeitet werden. Vor allem sollten Sie sich dazu die Zustimmung der Personen einholen, die mit Ihnen geschäftlich über die App kommunizieren.

Um auf Ihre Datenschutzerklärung innerhalb von WhatsApp Business wirksam zu verweisen, können Sie in Ihrem Unternehmensprofil in der App einen klickbaren Link hinterlegen, der auf den Datenschutzerklärungstext Ihrer Website führt.

Diese Vorgehensweise ist natürlich auch sinnvoll, wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen anderen DSGVO-konformen Messenger als WhatsApp – eine WhatsApp Alternative - einsetzen.

Sollten Sie Hilfestellung benötigen, um Ihre Datenschutzerklärung auch für den Einsatz von Twitter, Facebook, Instagram und anderen Social-Media-Angeboten „wasserdicht“ zu machen, finden Sie im Internet Quellen für Muster sowie Generatoren für die Erstellung passender Texte.

WhatsApp Alternative: Vier DSGVO-konforme Messenger-Apps

Es gibt neben WhatsApp Business auch Messenger-Apps speziell für Handwerksunternehmen, welche sowohl die Grundbedingungen Bedienbarkeit durch die Mitarbeiter als auch die Wichtigkeit von Datenschutz und Datensicherheit gemäß DSGVO erfüllen.

Signal – Der kostenlose, werbefreie Messenger Signal wurde von der Signal-Stiftung mit dem Ziel entwickelt, allen Menschen den freien Meinungsaustausch in geschützter Privatsphäre zu ermöglichen. Die Daten werden vor dem Absenden verschlüsselt. So kann nicht mitgehört oder mitgelesen werden, wer was mit wem kommuniziert. Signal ist für mobile Endgeräte mit dem Betriebssystem Google Android oder für Apples iPhone sowie als Desktop-Variante für Microsoft Windows, Apple Mac oder Debian-basiertes Linux erhältlich.

Wire – Im Wesentlichen besitzt der Messenger Wire, der in der Schweiz entwickelt wurde, die gleichen Funktionen. Ein feiner Unterschied besteht jedoch: Die Kontaktdaten aus dem Adressbuch der App-Benutzer werden weder in der Android- noch in der Apple-iOS-Version automatisch auf den App-Server gezogen. In der Android-Version von WhatsApp passiert das automatisch, in der Apple-iOS-Version von WhatsApp kann man das immerhin per Einstellung verhindern.

Die Wire-Chats sind durchgängig verschlüsselt und für den Betreiber des Servers nicht lesbar. Außerdem stehen die Server von Wire in der EU und unterliegen somit automatisch den Regeln und Vorschriften der DSGVO.

Die Business-Version Wire Pro ist kostenpflichtig, kann aber kostenlos getestet werden. Es lassen sich auch Gästebereiche einrichten, um Nicht-Abonnenten temporär in Kommunikationsgruppen einzubinden.

myCraftnote – myCraftnote unterstützt die Mitarbeiter vor Ort bei der digitalen Erfassung projektrelevanter Sachverhalte im Handwerk. Mit der nach einer Registrierung kostenlos nutzbaren Smartphone-App werden mühsame Texteingaben nach eigenen Angaben auf ein Minimum verringert. Sprachnotizen, Fotos oder Videos beschleunigen die Datenaufnahme. Die Möglichkeit, in den Fotos wichtige Stellen schnell zu markieren oder Maße einzutragen, beugt kostspieligen Missverständnissen vor. Ein integrierter PDF-Scanner erleichtert zudem die Digitalisierung von Plänen und Dokumenten.

Bei der Anbindung an den Betrieb bildet myCraftnote den zentralen Kommunikationskanal, über den einschließlich des Chefs alle Beteiligten relevante Daten kontinuierlich und nahezu in Echtzeit untereinander austauschen können. Das Handling ist an WhatsApp angelehnt.

Laut Anbieter erfüllt die cloudbasierte Plattform die Vorgaben der DSGVO, sodass auch externe Projektbeteiligte wie Architekten, Bauherren und andere Gewerke in den Informationsfluss eingebunden werden können.

WerkerApp – WerkerApp können Sie vier Wochen lang kostenlos testen. Danach sind die Kosten des Tools von der Anzahl der von Ihnen registrierten Nutzer abhängig. Das System vereinfacht die Fotodokumentation von Baustellen und erspart das Abschreiben von Zetteln. Durch die digitale Dokumentation werden sowohl einfache Abnahmen als auch aufwendige Streitfälle mit Daten und Dokumenten unterstützt.

Die in WerkerApp geführte Baustellenmappe kann mit einem Klick als Word-Datei exportiert und Bauherren, Auftraggebern und Gutachtern zur Verfügung gestellt werden. Die App kann auf jedes Smartphone geladen werden. Am Tablet und am PC erfolgt die Bedienung via Browser.

Auch ohne Internetverbindung kann man mit WerkerApp arbeiten. Die Bilder werden hochgeladen, wenn wieder eine Netzverbindung besteht. Alle Daten zu einer Baustelle sind somit zentral verfügbar.

Laut Anbieter ist die Kommunikation via WerkerApp sicher und datenschutzkonform gemäß DSGVO.

Oktober 2019